RÈGLEMENT INTÉRIEUR

DE L’ASSOCIATION DES ANCIENS ÉLÈVES ET DES ÉLÈVES

DE L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE DE L’ENSEIGNEMENT TECHNIQUE

 DE L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE DE CACHAN

ET DE L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE DE RENNES

DE L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE PARIS-SACLAY

(reconnue d'utilité publique par décret du 11 juillet 2003 publié au J.O. du 19 juillet 2003, page 12208)

Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association. Il s’applique obligatoirement à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association et une copie peut être remise à chaque adhérent qui en fait la demande.

Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.

Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association. 

Article 1 - Admission de nouveaux membres (cf. statuts article 3)

L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante : 

• obtenir l’agrément du Bureau de l’Association sur demande écrite d’admission. La demande peut être faite par courriel ou courrier postal, adressée au secrétaire général. Le futur membre doit préciser sa date d’entrée sur concours à l’ENS Paris-Saclay ou de Rennes, s’il est normalien, sa première date d’inscription à l’ENS Paris-Saclay ou de Rennes dans l’une des préparations à un diplôme habilité par l’ENS, le cas échéant la date d’obtention du Diplôme de l’ENS Paris-Saclay, d'un Magistère de l'ENS de Rennes ou du Doctorat délivré par l’ENS de Cachan ou de Rennes, s’il n’est pas normalien.
• acquitter la cotisation annuelle (par année civile), autant que possible en pratiquant le paiement par PAYBOX, procédure en ligne sur le site WEB de l’Association. Pour les élèves et étudiants qui intègrent l’École en septembre (20nn), la cotisation versée jusqu’à fin décembre (20nn) est valide pour l’année suivante (20nn+1).

Article 2 - Catégories de membres (cf. statuts article 3) 

Les membres d’honneur

Ce sont des personnes qui rendent ou ont rendu des services éminents à l’Enseignement Technique public, à l’ENSET, à l’ENS Paris-Saclay, de l'ENS Cachan ou de Rennes ou à l’Association. Désignés par le Conseil d’administration, ils sont dispensés de cotisation annuelle (sauf s'ils en décident autrement). Ils disposent d’un droit de vote en assemblée générale des adhérents.

Les membres honoraires

Ce sont des membres adhérents qui ont exercé des responsabilités au sein de l’Association et lui ont rendu des services signalés. Désignés par le Conseil d’administration sur proposition du Bureau, ils peuvent participer aux réunions du Conseil d’administration et du Bureau sur invitation.

Les membres bienfaiteurs ou donateurs

Ils peuvent être dispensés par le Bureau de la cotisation. Ils assistent à l’assemblée générale avec voix délibérative.

Les membres actifs

Ils regroupent deux sous-catégories :

• Les membres adhérents normaliens sont tous ceux qui ont intégré l’une des Écoles sur concours, selon la définition figurant dans les statuts.
• Les membres adhérents associés ou rattachés regroupent tous ceux qui fréquentent ou ont fréquenté l’une des Écoles à un autre titre (docteur, pensionnaire, titulaire du Diplôme de l’ENS Paris-Saclay ou d'un magistère de l'ENS de Rennes, ou étudiants inscrits dans les cursus de masters habilités par l’ENS Paris-Saclay ou de Rennes). L’association se réserve le droit d’examiner la demande d’adhésion en fonction de l’accès aux Écoles de nouveaux publics, conformément aux derniers statuts en vigueur.

Article 3 - Cotisation (cf. statuts article 3)

Les membres actifs (adhérents) doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l'assemblée générale sur proposition du CA. Elle est réduite pendant la scolarité et jusqu’à huit ans après l’intégration. Le montant de cette réduction est également fixé chaque année par l’assemblée générale.

Le versement de la cotisation peut être effectué par chèque à l'ordre de l'AAEENS Cachan ou par télé-règlement sur le site de l’association http://webaaee.ens-cachan.fr/index.php/fr/association/adhesion-et-renouvelement. Le Bureau pourra décider de proposer la possibilité d’un prélèvement automatique aux adhérents.

L'association ne rembourse jamais une cotisation reçue lors de l'adhésion ou de son renouvellement. 

Article 4 - Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers

Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

La base informatique de l’association est indépendante des bases de données de l’École. Elle est alimentée par des fichiers transmis chaque année universitaire par les services des ENS et éventuellement complété par des informations communiquées par les adhérents.

Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association conformément à la Loi Informatique et liberté. Les informations recueillies pour la participation à des évènements, pour l'adhésion annuelle ou pour la mise à jour de l'annuaire font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l'association. En application de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978, les adhérents bénéficient d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui les concernent. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations les concernant, ils doivent s’adresser à : Association Anciens Élèves, ENS Paris-Saclay, 4 avenue des Sciences 91190 Gif-sur-Yvette, ou à : president.aaee @ ens-alumni.org. Les fichiers d'élèves et d'anciens élèves ne peuvent être cédés, loués ou échangés à des fins commerciales. Les données nominatives de ces fichiers ne sont jamais transmises sans l'accord des intéressés. 

Article 5 – Démission – Radiation (cf. statuts article 4)

La qualité de membre de l’association se perd par démission adressée au Président ou après non paiement de la cotisation pendant deux années consécutives ; enfin pour faute grave, sur décision du conseil d’administration, sauf recours à l’assemblée générale.

Article 6 – Candidature au Conseil d’administration (cf. statuts article 5)

Les candidats au Conseil d’Administration de l’AAEE de l'ENS Paris-Saclay doivent être à jour de leur cotisation. Il est précisé que la fonction de membre du Conseil d’Administration n’est pas un titre honorifique et comporte l’engagement moral d’assister assidûment aux réunions du Conseil (réglementairement deux réunions annuelles) et d’y assurer une activité effective. 

Article 7 – Communication 

L’association adapte ses procédures à toutes les évolutions technologiques visant à réduire les délais et les coûts, à faciliter le traitement et la communication des informations et à améliorer les échanges entre ses membres.

Le site WEB comprend une partie publique accessible à tous et une partie réservée aux adhérents, accessible au moyen d’un code confidentiel. 

L’annuaire en ligne est consultable sans code mais de nombreux champs et requêtes ne sont autorisés qu’aux seuls adhérents. Certaines données privées ou professionnelles ne sont consultables que par certains administrateurs et communicables par mail, uniquement après autorisation de la personne concernée.

Les mandats et les pouvoirs pour les réunions statutaires peuvent être transmis par messagerie électronique.

La tenue de certaines réunions du bureau ou du conseil peut être exceptionnellement organisée en visioconférence.

Certaines conférences organisées par l’association sont mises en ligne sur le site web de l’association et sur le site web des ENS Paris-Saclay et de Rennes avec l’autorisation des conférenciers selon le protocole utilisé par la Direction des Services Informatiques des ENS de Cachan et de Rennes.

Article 8 – Les groupes à l’intérieur de l’association (cf. statuts articles 9 – 10 - 17)

Certains membres de l’association, adhérents normaliens ou rattachés, qui paient régulièrement leur cotisation, peuvent s’organiser en un groupe dont ils choisissent le nom.

Un groupe (en particulier son nom) est validé, à sa demande, par l’assemblée générale de l’association qui suit sa création, sur proposition du conseil d’administration. Il est administré par un bureau de groupe qui comprend au moins trois membres (Président, Secrétaire et Responsable budgétaire). Chaque groupe peut décider d’une cotisation spécifique de groupe dont le montant, s’ajoutant à celle de l’association, est voté en assemblée du groupe et est validée par le conseil d’administration de l’association. Les comptabilités des groupes sont tenues par le trésorier de l’association.

Article 9 – Réseaux sociaux 

Dans la mesure de ses possibilités, l'association met à disposition de ses adhérents normaliens ou associés et/ou des élèves et anciens élèves, des moyens pour communiquer directement entre eux.

La plateforme de type réseau social de l'association a pour but de favoriser ces échanges. L'association se réserve le droit de résilier le compte d'un élève, ancien élève ou adhérent en cas de non-respect de la charte de la plateforme.

La charte est consultable sur la plateforme, il est de la responsabilité de l'abonné de consulter régulièrement la charte pour se tenir au courant des évolutions.

L'association rejette toute utilisation inappropriée des médias sociaux. Celle-ci recouvre notamment : la publication de contenus dénigrant l'association sur des sites de partage d'informations, la publication de commentaires diffamatoires sur des forums ou des blogs, et le partage d'informations confidentielles.